主讲人：陈海华
公文是党政机关相互往来联系事务的文件。我们常讲的公文，有广义与狭义之分。狭义的公文，专指法定的公文，是指《党政机关公文处理工作条例》正式规定的15个文种，包括：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。广义的公文，除上述法定文种外，还包括党政机关常用的非正式公文，其大至总结、计划，小至申请、便函、条据、证明。我们这里所指的高校常用公文就是从狭义的角度，主要包括通知、通报、通告、报告、请示、意见、函、纪要等八个法定公文。
一、要规范使用高校常用公文
（一）通知
通知是上级机关要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项时使用的一种公文。通知体现了上级机关对下级机关的领导与指导。
我们经常见到通知，也非常熟悉。如果我们撰写通知，我们最应该注意的是什么呢？那就是要注意撰写通知的标题，尤其是要注意转发类通知标题的撰写。
一般来说，通知的标题一般由两种写法：
二是“主要内容＋文种”的形式。
比如，我们学校下发的《关于2014年元旦暨寒假放假的通知》，就属于第二种形式。
转发类通知的标题的基本格式是：
“发文机关+关于转发+原文标题+的通知”
但是教条式的套用此格式，经常会造成“关于”、“转发”、“的”以及“通知”等词汇在标题中反复出现的情况，读起来拗口，理解起来也困难。
比如，山东省畜牧兽医局向各市畜牧兽医局关于转发《奶牛标准化规模养殖生产技术规范（试行）》的通知。枣庄市畜牧兽医局向各区畜牧局又进行了转发。大家看，转发通知的标题：“关于转发《关于转发<奶牛标准化规模养殖生产技术规范(试行)>的通知》的通知”。这个标题大家感到是不是有点别扭。怎么避免这一情况呢？这要注意两个方面：一是避免介词（关于）、结构助词（的）、文种重复（通知）；二是避免层层转发。
首先，一个通知标题中，只能出现一次“关于”、“转发”、“的通知”等字；例如《日照市工商局关于对市场环境治理工作进行督促检查的通知》，如果东港区工商局转发该通知，切勿写成“东港区工商局关于转发《日照市工商局关于对市场环境治理工作进行督促检查的通知》的通知”，应该写成“东港区工商局转发日照市工商局关于对市场环境治理工作进行督促检查的通知”。
其次，对于如何避免层层转发的问题。大家从畜牧兽医局这个案例可以看出，向这种已经转发一次的情况下，就不要再转发了，可以直接以：“关于转发《奶牛标准化规模养殖生产技术规范（试行）》的通知”为标题即可。
另外就是标题中书引号的处理。按照原先的规定，标题中只有法律法规、规章制度可以带书引号，其他一律不带书引号。现在新的《党政机关公文处理工作条例》没做统一规定。在撰写公文标题时，可以根据实际情况决定是否带书引号。
大家看一下《日照市人民政府办公室关于转发体育局等部分和单位日照市第六次全国体育场地普查工作实施方案的通知》就没有带书引号。
（二）通报
通报是党政机关用以表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况时使用的一种公文文种。通报主要有事故通报、情况通报、表彰性通报和批评通报四种类型。
在通报的实际使用中，我们常常习惯使用批评性通报。在批评错误的时候使用通报，表彰先进的时候不用通报，是对通报的片面认识。比如，我们检查学生宿舍后，对那些卫生状况不好，或者违章使用电器的宿舍，专门发通报进行批评教育；但对于卫生状况好、文明守纪的宿舍，在通报中没有表扬。
（三）通告
通告是社会各有关方面在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的一种公文。从通告的概念中我们可以看到，通告的使用主体不限于党政机关，企业单位或团体都可使用通告。
工作中，我们要分清“通告”与“通知”，“通告”与“公告”的区别。
首先，要分清“通告”与“通知”的区别。通告与通知在告知对象、告知方式和行文目的都不同。
在告知对象上。通告所告知的对象是全部组织和群众；通知的告知对象只能是下级机关。
在告知方式上。通告一般都要张贴；通知一般以文件形式印发。
在行文目的上。对于必须遵守的事项的，通告有着较强的、直接的和具体的约束力。通知主要是通过具体事项的安排，要求下级机关在工作中照此执行或办理，约束力不强；
比如：最高人民法院、最高人民检察院、公安部联合发布“关于收缴非法枪支弹药爆炸物品严厉打击涉枪涉爆违法犯罪活动的通告”，通过向社会公布，要求有关人员必须遵守，具有较强的约束力。
其次，我们还要分清“通告”与“公告”的区别
公告通常是以国家的名义，向国内外宣布重大事件、重要事项或法定事项时使用的一种公文文种。从公告的定义可以看出，公告具有发文机关级别较高、内容特别重要、内容公开、范围广泛的特点。高校一般不使用“公告”。
有一类公告不属行政机关公文，是属于专业性的或向特定对象发布的。如经济上的招标公告，属专业性公告；法院的诉讼文书通过发布公告间接送达，是向特定对象发布的，这些都不属党政机关公文中“公告”的范畴。
然而，公告在实际使用中，各机关、单位、团体事无巨细经常使用公告，以致使公告逐渐演变为“公而告之”。公告的庄重性特点被忽视，只注意到公告的广泛性和周知性。
当前，社会各界对通知、通告、公告混用情形较多。比如：
一小区自来水管道漏水，物业公司需要在小区停水一天抢修管道，应该使用什么公文文种告知小区居民？
结论：应该用通告来告知小区居民。但在实际使用中，使用通知的比较多，用公告的也不少。
（四）报告
报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种上行文。
值得注意的是，报告不涉及今后具体工作意见，也不要求上级做出批示。
报告有很多种类。其中，呈送报告是我们需要注意的。有些普通公文，如计划、总结、调查报告等，不能以法定公文的形式直接行文，但有些时候又有必要让上级了解掌握，就以呈送报告的形式呈报上级。这时候，这些普通公文要作为呈送报告的一个附件上报。
撰写报告时要注意两个方面：一是一个报告只有一个主送机关。需向两个上级单位同时打报告的时候，要采取一个主送一个抄送；二是不能给领导个人打报告。
（五）请示
请示是下级机关向上级机关请示某项工作中的问题，明确某项政策界限，审核批准某事项时使用的上行公文。
请示有两种适用情况，一是请求上级机关给予指示；二是请求上级机关予以批准。
工作中，“报告”与“请示”不分而错用的情形较多。这种错用表现主要有两种情况。
一是应该用请示的却用了报告，应该用报告的却用了请示。比如，有的正文是报告，标题却是请示；有的在报告中夹带请示事项等。
二是把请示和报告两个文种合并在一起同时使用。比如，关于什么什么的“请示报告”是经常见到的公文标题。
比如2014年春晚上，主持人张国立说了一个要听老婆话的小幽默。他说：“三十儿晚上不让我回家啊，这哪是我能做主的事啊，我赶紧请示汇报吧，我就写了份报告”。张国立口述的报告内容如下：
尊敬的夫人：
瑞雪飘飘迎马年，值此马年到来之际，接到春晚剧组邀请，担任主持人（之一）。我欲前往，请批准。
另，因排练需要，需在剧组留宿。
当否，请批准。
如果从公文写作的角度分析，张国立的这个“报告”，有两个地方欠规范。一是这是一个请示不是报告。因为报告不需要领导批示。二是没有做到一是一请示。
这就涉及到撰写请示的注意事项。
那么，撰写请示需要注意什么呢？我们需要注意八个方面的问题。
（1）标题不能写成“请示报告”。
（2）不要在“报告”等非请示公文中夹带请示事项。
（3）必须事先请示，不能“先斩后奏”像个总结报告。
（4）不能越级请示，也不能多方请示。
（5）必须一事一请示。
（6）不能行文给领导个人。
（7）请示在未批准前，不得对下属单位发送。
（8）请示事项涉及其他部门业务范围时，应当协商一致后上报；未能取得一致意见时，应在“请示”中写明。
（六）意见
意见是我们常用公文中使用频率最少的公文。之所以在这里讲“意见”的使用，是因为“意见”既可以用于上行文，又可以用于下行文。
下面三种情况可以使用意见：
1.对重要事项提出指导性的见解；
2.对一个阶段的工作提出原则性的要求；
3.对带有全局性的问题提出处理办法和政策性的措施。
由于“意见”既可以用于上行文，又可以用于下行文。所以，我们要分清“意见”和“请示”以及“通知”的区别。
意见作为上行文时，要分清“意见”和“请示”的区别。向上级要“人、财、物”等“硬件”时，用“请示”；向上级要“政策”、“办法”等“软件”时用“意见”。
意见作为下行文时，要分清“意见”和“通知”的区别。一般来讲，通知具有很强的决定性、不可更改性；而意见则带有弹性，具有较强的指导性、选择性和灵活性。对于通知精神，下级机关必须执行；对于意见，下级机关则可以根据实际情况和政策允许，独立自主、灵活机动地加以运用。
（七）函
函是平行机关或部门，以及不相隶属单位之间联系、商洽、询问事宜，乃至提出请求的公文。函是唯一的一个平行公文。函主要有商洽函、问答函和批答函三种类型。如“关于尽快解决日照校区教室座位紧张等问题的督办函”属问答函。
撰写函时，要注意两个方面。
一是注意复函的标题。函如需回复，则在“函”字前加“复”字。
二是要分清“函”与“便函”的区别。“函”是法定公文，有严格的成文格式。“便函”是机关、团体、企业事业单位之间商洽一般性事项时使用的一种非法定公文文种。“便函”不属于正式文件，行文比较方便。工作中，常常把“函”与“便函”相混淆，导致轻视“函”的现象发生。
值得说明的是，在学校里，一般来讲，只有学院办公室可以代表学校安排布置工作，可以向各部门、单位使用通知等公文。各职能部门向各单位布置有关工作或传达有关精神要用“函”而非“通知”。
（八）纪要
纪要是各级机关用来记载和传达会议情况与议定事项时，使用的一种公文文种。纪要是一种实录性公文，是对会议讨论的事项加以归纳、整理，起到通报会议精神的作用。
因此，撰写纪要时要注意三个问题。
一是要明确纪要的使用范围。通常只有大中型会议或比较重要的会议，才要求写纪要。特别是尚未形成正式决定，而讨论事项又要求人员了解的会议，则需要写纪要。
二是纪要不能写成决议。决议反映的是会议一致的结论性意见，属于决定性文件。纪要具有决议的性质，但着重记述会议概况，既反映会议一致的结论性意见，亦反映有分歧的意见或未做结论的意见。
三是纪要不能写成会议记录。纪要要在“要”字上下功夫，它要有所综合、概括，有所选择和强调。会议记录是随着会议的进行自然而然地产生，是把会议的所有内容都原原本本地记录下来。
二、高校常用公文的格式要求
根据《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）的有关要求，高校常用公文的格式要求简要概括如下：
（一）公文用纸幅面尺寸及版面要求
1．公文用纸一律采用A4纸。其版面天头（上白边）为37 mm±1 mm，地脚（下白边）为35 mm±1 mm；订口（左白边）为28mm±1mm，切口（右白边）为26mm±1mm。
2．字体和字号如无特殊说明一般用3号仿宋体字。
3．行数和字数。一般每面排22行，每行排28个字，行距为固定值28磅。
（二）公文印制装订要求
双面印刷，左侧装订。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm。
（三）公文格式各要素编排规则
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等17种要素组成。根据工作需要，具体下发公文时只需要其中的几种要素具备即可。由于标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章和页码等要素在公文中不可缺少，其格式要求需要重点掌握。
1.公文标题一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，标题排列应当使用梯形或菱形。
2.主送机关是指公文的主要受理机关。主送机关的名称应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。书写主送机关时，要在标题下空1行，左侧顶格书写，回行时仍顶格。下行文的主送机关可以有多个，要按照“党—政—群”的顺序排列。高校常用的通告、会议纪要可以不标注主送机关。
3.公文首页必须显示正文。正文编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4. 附件
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，“附件”二字后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件内容应当另面编排。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
（1）不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字；如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
（2）加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称。
单一机关行文时，上面是发文机关，下面是成文日期，上下两行。以成文日期为准居中编排发文机关署名，多个机关联合行文时，各机关名称并排排列，日期在最后一个机关名称的下面。印章之间排列整齐、互不相交，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
6.页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
三、如何提升高校常用公文的撰写质量
提升高校常用公文的撰写质量，是一个“慢工出细活”的过程。具体来讲，应该在“勤学、善思、精审”上下功夫。
（一）勤学
“勤学”就是要夯实基础、积累底蕴、吸收转化。
夯实基础就是要熟练掌握公文基本知识，做到能够正确使用公文文种，规范应用公文格式。
积累底蕴就是平时要注重积累全面的知识，平时要做一个有心人，注重积累材料，久而久之，起草公文时就不愁没有“下锅米”。
吸收转化就是平时多研读中央、省市、校各类党政文件，提升理论修养，提高政策水平。
（二）善思
善思就是要做到下笔之前要有思路、行文之中要有思想、成文之后要有思考。公文写作之前就要心中有数、思路清晰。行文之中必须深刻领会发文机关和领导的意图，把部门和领导的意志充分进行表达。成文之要特别注意对改动的地方反复研读，细心揣摩对比，深刻体会“为什么不应该那么写，而应该这么写”的道理，知其然更知其所以然，通过对比、总结、融会贯通，才能不断提升自身水准。
（三）精审
优秀的公文从来就不是一遍成型的，需要反复推敲、审改才能最后定稿。因此，要做到精审。做到精审，就要做到两个方面。一是要学会审内容。二是要灵活运用审公文的方法。具体来说，公文初稿形成后，一要审主题，看是否一目了然、鲜明突出；二要审观点；三要审数据，看是否真实可靠、准确无误；四要审语言。五要审格式。
审核应根据实际情况采取适合的方式。
可以边读边审。通过自己诵读发现文稿中不通顺的地方，或是一人诵读一人验校文字，这样有利于查找文稿中的细微错误。
可以冷却再审。在时间允许的情况下，把文章放一段时间再拿出来审，旧的思路会减弱和淡薄，很有可能激发新的思路和灵感，从而发现存在的毛病。
可以互评互审。旁观者清，其他同事和领导可以从自身阅历和视角出发来审阅文章，从而发现作者看不到的问题。
自古以来，公文就被视为“经国之大业，不朽之盛事”。希望我们能够重视公文写作，更希望我今天的报告能够起到抛砖引玉的作用，使大家相互学习、相互促进，相互提高。
